Share nội dung trên Teams không chỉ là một kỹ năng hữu ích mà còn giúp tăng tính tương tác và hiệu suất trong các cuộc họp trực tuyến. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về cách thực hiện điều này thông qua vài thao tác cơ bản, giúp bạn mở rộng khả năng sử dụng ứng dụng Teams của mình.
Hướng dẫn share nội dung trên Teams
Để share nội dung trên Teams, bạn chỉ cần thực hiện các bước sau đây:
Bước 1: Khởi động ứng dụng Microsoft Teams trên máy tính và đăng nhập vào tài khoản của bạn nếu được yêu cầu. Tiếp theo, tham gia vào cuộc họp của bạn.
Bước 2: Nhấp vào nút “Chia sẻ”, đó là nút có màu đỏ và nằm bên cạnh nút “Rời đi” ở phía trên thanh công cụ của ứng dụng Teams. Nếu muốn, bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + Shift + E thay vì phải nhấp vào nút “Chia sẻ”.
Bước 3: Sau khi nhấp vào nút Chia sẻ, một menu sẽ xuất hiện dưới nút đó. Trong menu này, bạn sẽ thấy một số lựa chọn để bạn có thể chọn tùy thuộc vào cách bạn muốn chia sẻ màn hình.
Nếu bạn chọn Màn hình, Teams sẽ chia sẻ toàn bộ màn hình của máy tính bạn. Ngược lại, nếu bạn chọn Cửa sổ, chỉ một cửa sổ cụ thể mà bạn đang sử dụng sẽ được hiển thị. Trước đây, Teams cũng cung cấp tùy chọn PowerPoint để hiển thị bản trình bày bạn đã tạo và tùy chọn Duyệt để mở các tệp đã lưu trên máy tính. Ngoài ra, bạn còn có nút Bao gồm âm thanh máy tính để bật hoặc tắt âm thanh cùng với màn hình hoặc cửa sổ bạn đang chia sẻ.
Bước 4: Ngay sau khi bạn nhấp vào nút Chia sẻ, màn hình của bạn sẽ bắt đầu hiển thị nội dung bạn đã chọn. Trên hầu hết các thiết bị, bạn sẽ nhận thấy một đường viền màu đỏ bao quanh nội dung đang được chia sẻ. Ở phía đầu màn hình, có một thanh hiển thị các tùy chọn khác nhau.
Nếu bạn muốn cho phép một thành viên khác trong cuộc họp điều khiển màn hình của bạn, chỉ cần nhấp vào tùy chọn “Cung cấp quyền kiểm soát”. Để chia sẻ âm thanh, bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng màn hình máy tính, nằm ngay bên cạnh tùy chọn “Dừng trình bày”. Tùy chọn này giúp bạn dễ dàng ngừng chia sẻ màn hình ngay lập tức.
Bước 5: Nếu bất kỳ khi nào bạn không thấy thanh tùy chọn như đã mô tả ở bước trước, bạn vẫn có khả năng dừng việc chia sẻ màn hình của mình mọi lúc. Đơn giản chỉ cần nhấp vào nút “Dừng chia sẻ” (được biểu thị bằng một hình vuông có chữ X bên trong), nằm ở góc phải dưới cùng của màn hình máy tính, ngay dưới bộ đếm thời gian.
Lưu ý khi share nội dung trên Teams
Như bạn đã thấy, việc share nội dung trên Teams khá thuận tiện và không tốn nhiều thời gian để bắt đầu. Tuy nhiên, có một số điều quan trọng mà bạn nên nhớ khi chia sẻ màn hình của mình với người khác:
- Đảm bảo rằng bạn chỉ share nội dung trên Teams với những người mà bạn muốn họ xem. Trong trường hợp chia sẻ màn hình trong cuộc họp nhóm, hãy đảm bảo chỉ chia sẻ những thông tin cần thiết và tránh chia sẻ thông tin nhạy cảm mà bạn không muốn người khác biết.
- Nếu bạn đang chia sẻ nội dung trong cuộc họp quan trọng hoặc có nội dung nhạy cảm, tắt thông báo từ các ứng dụng trên máy tính để tránh hiển thị thông báo trên màn hình chia sẻ của bạn.
- Nếu bạn muốn ngăn chặn người xem chỉnh sửa nội dung trong màn hình chia sẻ, hãy sử dụng tùy chọn “Cửa sổ” để chỉ chia sẻ một cửa sổ ứng dụng cụ thể mà bạn đang sử dụng.
- Đảm bảo rằng kết nối Internet của bạn ổn định và tốc độ mạng đủ nhanh để hỗ trợ việc chia sẻ nội dung và giảm độ trễ khi chia sẻ.
- Cuối cùng, nhớ chọn tùy chọn “Dừng chia sẻ” khi bạn muốn kết thúc việc chia sẻ màn hình. Tránh quên bước này để ngăn người khác tiếp tục xem màn hình sau khi cuộc họp kết thúc.
Lợi ích của việc share nội dung trên Teams
Biết cách share màn hình trên Teams mang lại nhiều ưu điểm:
- Tương tác và Đồng bộ: Giúp cuộc họp tăng tính tương tác và đồng bộ khi mọi người có thể theo dõi và chia sẻ thông tin trực tiếp trên màn hình.
- Tiết kiệm thời gian và Tăng hiệu quả: Giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả làm việc, không cần phải gửi tài liệu qua email hoặc trao đổi trực tiếp.
- Hướng dẫn từ xa: Cho phép giảng viên hoặc người hướng dẫn dễ dàng giảng dạy và hướng dẫn từ xa mà không cần gặp mặt trực tiếp.
- Cộng tác và Trao đổi thông tin: Giúp nhân viên cộng tác và trao đổi thông tin một cách thuận tiện, chia sẻ tài liệu và ứng dụng một cách nhanh chóng.
- Linh hoạt trong công việc: Tăng tính linh hoạt cho nhân viên làm việc từ xa, giúp tiết kiệm chi phí văn phòng cho các công ty.
Với vài thao tác cơ bản, việc share nội dung trên Teams trở nên đơn giản và hiệu quả. Bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn và khám phá thêm khả năng tương tác và linh hoạt trong các cuộc họp trực tuyến của mình. Bắt đầu ngay để trải nghiệm sự tiện lợi và tạo ra những trải nghiệm làm việc và học tập trực tuyến mượt mà hơn
